Profesjonalizm i odpowiedzialność przy rozliczaniu dotacji

Przygotowanie dobrego projektu i podpisanie umowy dotacji to tylko połowa sukcesu. Musimy pamiętać, że umowa jest zobowiązaniem. Instytucja finansująca zobowiązuje się do przekazania nam zakontraktowanej kwoty, natomiast my musimy wywiązać się z zadań, które sami opisaliśmy, z realizacji założonych przez nas wskaźników a także przestrzegać reguł realizacji zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej. W tym kontekście szczególnie istotny jest tryb dokonywania zamówień w ramach projektu. Reguluje go ściśle tak zwana „zasada konkurencyjności”.

Błędy i nieprawidłowa realizacja tych obowiązków prowadzić może do opóźnień w wypłatach transz dofinansowania – a więc wymiernych strat finansowych i ryzyka pogorszenia płynności, a w skrajnych przypadkach do odmowy wypłaty lub zwrotu części lub całości dofinansowania.

Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów. Poniżej znajdziecie Państwo formularz kontaktowy a także bezpośredni numer telefonu do przedstawiciela działu rozliczeń. Zachęcamy również do użycia ikony Messengera w prawym dolnym rogu ekranu.

Osiem zasad realizacji projektu unijnego

1. Znajomość umowy dotacji – to ona reguluje nasze obowiązki i obowiązki instytucji finansującej wobec nas. Wydaje się to oczywiste a jednak wielu przedsiębiorców nie czyta tego dokumentu.
2. Monitorowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego. To zakres zadań, który sami wpisaliśmy do wniosku. Aby uniknąć kłopotów, każdą rozbieżność należy konsultować z opiekunem wyznaczonym przez instytucję finansującą.
3. Administracja projektu i jej współpraca z działem księgowości. Należy skrupulatnie gromadzić, opisywać i archiwizować dokumentację rozliczeniową. Istnieje również obowiązek prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji księgowej projektu.
4. Realizacja wskaźników. Dzielą się one na wskaźniki produktu, rezultatu i oddziaływania. W skrajnych przypadkach nieosiągnięcie niektórych z nich może skutkować nawet cofnięciem dotacji. Pamiętajmy, że wskaźniki są monitorowane również w okresie trwałości projektu, a więc trzy do pięciu lat po jego zakończeniu.
5. Zasada konkurencyjności przy realizacji zakupów. To niezmiernie istotne. Należy publikować zapytania ofertowe na stronie bazy konkurencyjności. Niedopilnowanie tego obowiązku będzie skutkować dotkliwymi karami finansowymi.
6. Promocja projektu. Wszelkie tablice informacyjne, nalepki z logiem UE, informacje na stronach internetowych o dofinansowaniu unijnym to właśnie promocja projektu.
7. Zapewnienie płynności. Dotacja unijna jest zawsze przynajmniej częściowo refundacją poniesionych wydatków. Nawet jeżeli korzystamy z zaliczek, to i tak musimy sfinansować wkład własny, a bardzo często również podatek VAT. Nie możemy utracić płynności finansowej aby nie wpaść w błędne koło – brak refundacji z powodu braku środków pogłębia lukę w płynności. To może doprowadzić do katastrofy projektu.
8. Kontakt z instytucją finansującą. Urzędnicy nadzorujący realizację projektów z reguły są życzliwi i ich celem jest doprowadzenie naszej dotacji do szczęśliwego zakończenia. Traktujmy ich jak swoich sprzymierzeńców.

Rozliczenie projektu unijnego to odpowiedzialne zadanie. Żeby przebiegło bez problemów powinniście Państwo wyznaczyć do tego kompetentnego pracownika i zapewnić mu odpowiednie narzędzia – szkolenia, decyzyjność, możliwość egzekwowania obowiązków od innych departamentów. Polecamy również wsparcie naszych konsultantów. Pozwoli ono Państwu przebrnąć przez wszystkie fazy projektu, łącznie z kontrolą końcową, bez zbędnego stresu.

Zasada Konkurencyjności i reguły przygotowywania zapytań ofertowych

Zakupy sprzętu, usług i robót budowlanych w ramach projektów, na które uzyskano dotację odbywają się zgodnie z zasadami zawartymi w akcie prawnym zwanym „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności”, który zobowiązuje beneficjentów do stosowania tzw. zasady konkurencyjności. Niepoprawna realizacja zapytań ofertowych jest jednym z nielicznych elementów realizacji projektu, skutkujących nałożeniem kary finansowej i niemożliwym do skorygowania po fakcie.

Przestrzeganie zasady konkurencyjności wymaga przygotowania i przeprowadzenia postępowań ofertowych, stanowiących uproszczoną formę przetargów znanych z zamówień publicznych, publikowanych następnie w ogólnopolskiej bazie takich postępowań zwanej Bazą Konkurencyjności.

Każdy Beneficjent zobowiązany jest do stosowania powyższych reguł, by uniknąć konieczności zwracania dotacji, dlatego szczególną uwagę w procesie rozliczania dotacji przywiązujemy do pomocy naszym Klientom w przeprowadzeniu prawidłowych i maksymalnie dla nich korzystnych postępowań ofertowych w realizowanym projekcie, tak, by zapewnić bezpieczne i zgodne z przepisami rozliczenie wydatków, jakie poniosą podczas realizacji projektu, a także dać pewność, że otrzymana dotacja przyczyni się do pełnego sukcesu ich firmy.

Rzetelną i w pełni profesjonalną pomoc w tych działaniach zapewnia naszym Klientom współpracujący z nami adwokat Paweł Pasich, członek Okręgowej Rady Adwokackiej w Krakowie, zajmujący się od kilku lat tematyką zastosowania zasady konkurencyjności przy realizowaniu projektów unijnych i specjalizujący się w ramach prowadzonej Kancelarii Adwokackiej w obsłudze osób prawnych i klientów indywidualnych w zakresie prawa gospodarczego oraz cywilnego.

Zapraszamy do zapoznania się z ogólnymi zasadami przeprowadzania zapytań ofertowych na stronie www.poir.gov.pl a także w dokumentach poniżej:

[LINK]
Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju
Zamówienia udzielane w ramach projektów
Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020

[LINK] Lista sprawdzająca – rozeznanie rynku

[LINK] Lista sprawdzająca – zasada konkurencyjności

Nasze usługi

W zakresie realizacji już przyznanych dotacji w zakres naszych usług wchodzi:

• bieżąca opieka konsultanta w zakresie prowadzenia dokumentacji rozliczeniowej projektu
• realizacja zapytań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności pod opieką prawnika
• kontakt w Państwa imieniu z przedstawicielami instytucji finansującej
• przygotowywanie wniosków o płatność i formalnej strony raportów z realizacji projektu
• występowanie z wnioskami o aneksowanie umów dotacji w zakresie zmian harmonogramu i merytorycznych
• odwołania od negatywnych decyzji instytucji finansującej
• pomoc w trakcie kontroli projektu
• monitoring wskaźników w okresie trwałości projektu

Nasz zespół

Kontakt

Zapraszamy Państwa do bezpośredniego kontaktu pod numerem telefonu +48 669 666 179 lub wypełniając poniższy formularz.